Wenn Entscheidungen fehlen: So bleibt dein Projekt handlungsfähig

01 / Einfach erklärt

Was ist Entscheidungsmanagement im Projekt?

In nahezu jedem Projekt müssen Entscheidungen getroffen werden. Manche sind alltäglich und lassen sich direkt im Projektteam klären. Andere betreffen Budgets, Ressourcen, technische Lösungen, organisatorische Veränderungen oder die Freigabe wichtiger Projektphasen.

Entscheidungsmanagement bezeichnet den strukturierten Umgang mit diesen Entscheidungen – von der Identifikation eines Entscheidungsbedarfs über dessen Vorbereitung bis zur Dokumentation und Nachverfolgung.

Das Ziel ist nicht, möglichst viele Entscheidungen zu dokumentieren. Vielmehr soll sichergestellt werden, dass wichtige Fragen rechtzeitig von den richtigen Personen entschieden werden.

Dabei geht es insbesondere um vier Fragen:

• Was muss entschieden werden?
• Wer darf beziehungsweise muss entscheiden?
• Bis wann wird die Entscheidung benötigt?
• Welche Auswirkungen hat es, wenn die Entscheidung ausbleibt?

Ein funktionierendes Entscheidungsmanagement schafft Transparenz, klare Verantwortlichkeiten und eine verlässliche Grundlage für die weitere Projektplanung.

02 / Warum ist das wichtig?

Wenn nicht die Technik das Projekt aufhält

In IT-Projekten wird viel Zeit darauf verwendet, technische Probleme zu lösen, Anforderungen abzustimmen und Aufgaben zu koordinieren.

Doch nicht immer liegt die größte Herausforderung in der technischen Umsetzung.

Manchmal ist eine Lösung bereits entwickelt und getestet. Das Projektteam hat seine Aufgaben erledigt, die notwendigen Ressourcen stehen bereit und der nächste Meilenstein ist vorbereitet.

Trotzdem geht es nicht weiter.

Der Grund: Eine Entscheidung fehlt.

Vielleicht muss die Geschäftsführung ein Budget freigeben. Vielleicht wartet das Projekt auf eine organisatorische Zustimmung. Oder mehrere Fachbereiche können sich noch nicht auf einen gemeinsamen Lösungsweg verständigen.

Solange diese Entscheidung offenbleibt, können nachgelagerte Aktivitäten möglicherweise nicht beginnen.

Aus einem offenen Entscheidungspunkt wird dann schnell ein Terminrisiko.

Besonders problematisch wird es, wenn niemand eindeutig verantwortlich ist oder der Entscheidungsbedarf lediglich in einem Meeting angesprochen wurde.

Denn was nicht transparent dokumentiert und nachverfolgt wird, gerät im Projektalltag schnell in Vergessenheit.

03 / Beispiel aus der Praxis

Die Lösung ist fertig. Der Rollout muss trotzdem warten.

Stellen wir uns folgendes Szenario vor:

Ein Unternehmen möchte eine neue Anwendung für seine Mitarbeitenden einführen.

Das Projektteam hat die technischen Voraussetzungen geschaffen. Die Anwendung wurde getestet, die Infrastruktur vorbereitet und die notwendigen Schulungsunterlagen erstellt.

Der Rollout könnte aus technischer Sicht beginnen.

Allerdings steht eine organisatorische Freigabe noch aus. Mehrere Beteiligte müssen einer bestimmten Vorgehensweise zustimmen.

Während die Abstimmungen laufen, kann das Projektteam die nächsten Schritte nicht wie geplant durchführen.

Dabei ist der Entscheidungsbedarf keineswegs unbekannt.

Die Projektleitung hat gemeinsam mit dem PMO frühzeitig identifiziert, welche Entscheidungen erforderlich sind, wer dafür verantwortlich ist und bis wann die jeweiligen Freigaben vorliegen müssen.

Auch die möglichen Auswirkungen auf den Projektzeitplan, die Ressourcen und nachgelagerte Aktivitäten wurden transparent dokumentiert und regelmäßig kommuniziert.

Trotzdem bleibt die Entscheidung zunächst aus.

Die geplanten Einführungstermine müssen gegebenenfalls angepasst und Ressourcen neu eingeplant werden.

Das Projektteam kann die Entscheidung jedoch nicht selbst treffen, da die entsprechende Befugnis bei anderen Verantwortlichen beziehungsweise Gremien liegt.

Was zeigt uns dieses Beispiel?

Entscheidungsmanagement bedeutet nicht, dass jede Entscheidung automatisch rechtzeitig getroffen wird.

Selbst wenn der Entscheidungsbedarf eindeutig formuliert, die Verantwortlichkeiten geklärt und die Auswirkungen einer Verzögerung transparent dargestellt wurden, können notwendige Abstimmungen Zeit benötigen.

Die Aufgabe der Projektsteuerung besteht deshalb nicht darin, Entscheidungen um jeden Preis zu beschleunigen, sondern die Entscheidungsprozesse bestmöglich vorzubereiten und ihre Auswirkungen auf das Projekt beherrschbar zu machen.

Ein strukturiertes Entscheidungsmanagement sorgt dafür, dass:

• Entscheidungsbedarfe frühzeitig erkannt und nachvollziehbar dokumentiert werden.
• Zuständigkeiten, Zieltermine und Abhängigkeiten bekannt sind.
• Risiken und mögliche Auswirkungen transparent kommuniziert werden.
• Projektplanung und Ressourcen bei Bedarf rechtzeitig angepasst werden können.

Das Projektteam schafft damit eine fundierte Entscheidungsgrundlage und kann auch bei ausstehenden Freigaben handlungsfähig bleiben – zumindest innerhalb seines eigenen Verantwortungsbereichs.

Dieses Beispiel beschreibt eine verallgemeinerte Projektsituation und enthält keine vertraulichen Kundeninformationen.

04 / So setzt du Entscheidungsmanagement im Projekt um

Schritt 1: Entscheidungsbedarf frühzeitig erkennen

Nicht jedes offene Thema ist automatisch eine Entscheidung.

Manchmal fehlt eine Information, eine Aufgabe ist noch nicht abgeschlossen oder eine technische Frage muss geklärt werden.

Ein echter Entscheidungsbedarf liegt insbesondere dann vor, wenn zwischen unterschiedlichen Handlungsoptionen gewählt oder eine verbindliche Freigabe erteilt werden muss.

Entscheidend ist, dass das Projektteam die Frage nicht innerhalb seiner bestehenden Befugnisse selbst klären kann.

Beispiele dafür sind die Freigabe zusätzlicher Projektmittel, die Auswahl zwischen zwei Lösungsvarianten oder die Zustimmung zu einer veränderten Rollout-Strategie.

Schritt 2: Die Entscheidung konkret formulieren

Formuliere den Entscheidungsbedarf möglichst eindeutig.

Wenig hilfreich wäre beispielsweise:

„Abstimmung mit dem Fachbereich erforderlich.“

Besser:

„Der Fachbereich muss entscheiden, ob die Einführung zunächst an zwei Pilotstandorten oder unmittelbar an allen Standorten erfolgen soll.“

Eine gute Entscheidungsfrage lässt erkennen, worüber entschieden werden muss und welche Alternativen bestehen.

Idealerweise ergänzt das Projektteam eine fachlich begründete Empfehlung.

Schritt 3: Verantwortlichkeiten und Fristen festlegen

Jede wichtige Entscheidung benötigt eine eindeutig benannte entscheidungsbefugte Person oder ein zuständiges Gremium.

Ebenso wichtig ist ein Termin, bis zu dem die Entscheidung vorliegen muss.

Dabei sollte der Termin nicht willkürlich gewählt werden.

Wenn eine Entscheidung beispielsweise spätestens zwei Wochen vor einem geplanten Rollout benötigt wird, muss dieser Zusammenhang in der Planung erkennbar sein.

Hier lohnt sich eine Unterscheidung zwischen dem gewünschten Entscheidungstermin und dem spätesten Termin, an dem die Entscheidung ohne Auswirkungen auf den Projektplan getroffen werden kann.

Schritt 4: Auswirkungen transparent machen

Eine offene Entscheidung ist zunächst ein Sachverhalt. Ihre Auswirkungen können jedoch erhebliche Konsequenzen für das Projekt haben.

Deshalb sollte dokumentiert werden, was passiert, wenn sie nicht rechtzeitig getroffen wird.

Mögliche Auswirkungen sind Terminverschiebungen, zusätzliche Kosten, Ressourcenengpässe oder Verzögerungen abhängiger Arbeitspakete.

Dabei ist wichtig, sachlich zu bleiben.

Statt lediglich zu schreiben:

„Entscheidung dringend erforderlich!“

ist eine konkrete Aussage hilfreicher:

„Ohne Freigabe bis zum 15. November kann die geplante Pilotphase am 1. Dezember nicht wie vorgesehen beginnen.“

Damit wird aus einem allgemeinen Hinweis eine nachvollziehbare Entscheidungsgrundlage.

Schritt 5: Entscheidungen aktiv nachverfolgen

Entscheidungsmanagement endet nicht damit, dass ein Punkt in einer Tabelle steht.

Offene Entscheidungen müssen regelmäßig überprüft werden.

Das kann beispielsweise im wöchentlichen Projektstatusmeeting oder in einem eigenen Abstimmungstermin erfolgen.

Wichtig ist, dass der verantwortliche Projektmanager oder das PMO frühzeitig erkennt, wenn eine Entscheidungsfrist gefährdet ist.

Bleibt eine Entscheidung aus, sollte sie rechtzeitig über den vereinbarten Eskalationsweg an das zuständige Gremium oder die nächste Entscheidungsebene herangetragen werden.

Eskalation bedeutet dabei nicht, Schuldige zu suchen. Sie soll sicherstellen, dass ein Problem dort gelöst werden kann, wo die erforderliche Entscheidungskompetenz liegt.

Schritt 6: Das Ergebnis dokumentieren und kommunizieren

Sobald eine Entscheidung getroffen wurde, sollte das Ergebnis festgehalten werden.

Dazu gehören mindestens die Entscheidung selbst, das Datum, die verantwortliche Person beziehungsweise das Gremium und mögliche Konsequenzen für das Projekt.

Anschließend müssen die betroffenen Beteiligten informiert und daraus entstehende Maßnahmen in die Projektplanung übernommen werden.

Eine Entscheidung ist schließlich nur dann wirksam, wenn sie auch umgesetzt wird.

05 / Aus der Praxis

Ein Entscheidungsprotokoll muss nicht kompliziert sein

Für die meisten Projekte benötigt man kein aufwendiges System.

Oft reicht eine einfache, zentral gepflegte Übersicht.

In einer ausführlicheren Übersicht lassen sich zusätzlich die Entscheidungsoptionen, Auswirkungen einer Verzögerung, Empfehlungen und das tatsächliche Ergebnis dokumentieren.

Wichtig ist weniger die Anzahl der Spalten als die konsequente Pflege der Informationen.

Eine einfache, aktuelle Übersicht ist im Projektalltag meist wertvoller als eine umfangreiche Dokumentation, die niemand verwendet.

Entscheidungsprotokoll oder Risikoregister?

Beide Instrumente ergänzen sich, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben.

Ein Entscheidungsprotokoll dokumentiert, welche Entscheidungen benötigt werden, wer dafür verantwortlich ist und welchen Status sie haben.

Ein Risikoregister erfasst mögliche zukünftige Ereignisse, die Auswirkungen auf die Projektziele haben könnten.

Eine offene Entscheidung kann gleichzeitig ein Projektrisiko verursachen.

Beispielsweise kann eine ausstehende Freigabe im Entscheidungsprotokoll stehen, während die mögliche Verzögerung des Rollouts zusätzlich als Risiko erfasst wird.

Ist die Verzögerung bereits eingetreten, handelt es sich nicht mehr nur um ein Risiko, sondern um ein tatsächliches Problem beziehungsweise Issue.

Die Einträge sollten dann miteinander verknüpft werden, damit dieselbe Situation nicht unabhängig voneinander in mehreren Listen verwaltet wird.

06 / Häufige Fehler vermeiden

Einige Schwierigkeiten treten beim Entscheidungsmanagement immer wieder auf.

Unklare Entscheidungsfragen: Wenn nicht eindeutig formuliert ist, was entschieden werden soll, entstehen zusätzliche Diskussionen und Rückfragen.

Fehlende Entscheidungsverantwortung: Wenn mehrere Personen beteiligt sind, aber niemand ausdrücklich entscheidungsbefugt ist, bleibt eine Frage häufig unnötig lange offen.

Unrealistische Fristen: Eine Entscheidung, die erst am Tag des geplanten Projektstarts getroffen wird, kommt möglicherweise zu spät.

Keine transparente Auswirkung: Ohne erkennbare Konsequenzen erhält ein Entscheidungsbedarf unter Umständen nicht die notwendige Priorität.

Entscheidungen ohne Nachverfolgung: Selbst eine getroffene Entscheidung hilft wenig, wenn die daraus resultierenden Maßnahmen nicht umgesetzt werden.

Ein gutes Entscheidungsmanagement berücksichtigt deshalb nicht nur die Entscheidung selbst, sondern auch ihre Vorbereitung, Nachverfolgung und Umsetzung.

07 / Take-away

Entscheidungen sind ein wesentlicher Bestandteil der Projektsteuerung.

Nicht jede Verzögerung entsteht durch fehlende Ressourcen, technische Probleme oder unzureichende Planung.

Manchmal fehlt schlicht eine Entscheidung.

Ein strukturiertes Entscheidungsmanagement sorgt dafür, dass solche Abhängigkeiten frühzeitig sichtbar werden.

Nicht jede Entscheidung liegt in unserer Hand. Aber wie wir sie vorbereiten, nachverfolgen und mit ihren Auswirkungen umgehen, sehr wohl.

Eine klare Entscheidungsfrage, eindeutige Verantwortlichkeiten, realistische Fristen und transparente Auswirkungen können dabei bereits einen erheblichen Unterschied machen.

08 / Passende Vorlage

Entscheidungsprotokoll – Decision Log

Mit einem Entscheidungsprotokoll kannst du offene und getroffene Projektentscheidungen strukturiert dokumentieren.

Unsere Excel-Vorlage enthält unter anderem Felder für Entscheidungsbedarf, Handlungsoptionen, Verantwortlichkeiten, Fristen, Entscheidungsstatus und Ergebnis.

Vorlage: Entscheidungsprotokoll (.xlsx)

Weiterführende Themen: Risikomanagement · Stakeholdermanagement · Projektstatusberichte